电话是现代商务通讯中最基本的设备之一，是办公桌上必备的物品。利用电话进行商务沟通时，除了看不见你的视觉形象，它传递了其他一切关于你的信息，包括声音、语言、态度、笑容、职业精神等等。因此，在接电话时要注意电话礼仪。
一、第二次铃声响完是最佳的接听时机。
太快或太慢接听电话都是不合适的。如果第一声响起后立刻拿起话筒，对方会没有思想准备。就像你希望和某个人讲话，如果他猛然冲到你的面前，你也会吓一跳的；如果在第三声响后接听，对方已经有等待的感觉了。所以我们在第二次铃声响过以后拿起话筒是最合适的。如果你在第四声后才接听，应该有道歉的话语，如“您好！让您久等了”。
二、接听电话的动作。
第一声电话铃声响起，我们可以把左手放在电话上，准备用左手拿话筒，右手进行电话记录（左手写字倾向的人恰好相反，用右手准备拿起话筒）。
三、接听的第一句话。
通常拿起话筒，我们习惯性的第一句话是“喂”。严格来讲，“喂”是试话筒的声音。当接听电话是工作的一部分时，应该体现精炼、从容的职业感觉，所以“喂”这句开场白是必须去掉的。取而代之的应该是问候语。根据公司要求，在问候语之后，可以报出公司和部门名称以及你个人的姓名。
问候语的时段性：
9：00以前，早上好；
9：00—12：00，上午好；
12：00—13：30，中午好；
13：30—17：30，下午好；
其他时间可以说“您好”。
四、电话记录的内容。
5个“W”，1个“H”。5个“W”是指when、who(whose)、what、where、why，1个“H”是指how。具体来讲，电话记录应该包括来电时间、来电人、来电事由、哪里打来电话、为什么来电话，怎样处理等。在进行电话记录时对数字、对方说的某个时间、电子邮件地址等信息应该重复一遍给予确认。
五、电话中的称谓。
询问对方的姓名时应该说：“请问您贵姓？”，不能直接问“你叫什么名字？”。如果对方告诉你他的姓名，应该对姓名中的每一个字进行确认。众所周知，姓名就是一个人的代表符号，对姓名的重视可以暗示对他的尊重，同时可以避免产生“音同字不同”的错误。即便知道了对方的全名，在随后的称谓中也不要直呼其名，尽量使用“姓＋职务”的称呼方式，或者说××先生、××女士。
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